Gestão de Despesas Corporativas do Comprovante ao Reembolso
Reembolso de despesas e adiantamentos sem burocracia
O Odoo Expenses digitaliza todo o ciclo de despesas corporativas: colaboradores fotografam comprovantes pelo celular, gestores aprovam online e o financeiro reembolsa com um clique. Controle de adiantamentos, política de viagens configurável e integração direta com a contabilidade eliminam planilhas e processos manuais.
Por que Odoo Expenses?
Resultados reais que nossos clientes alcançam.
Comprovante pelo Celular
Colaboradores fotografam recibos, cupons fiscais e notas com o smartphone. O OCR integrado extrai data, valor e fornecedor automaticamente, eliminando digitação e perda de comprovantes físicos.
Aprovação em um Clique
Fluxo de aprovação configurável por valor, categoria ou departamento. Gestores recebem notificação no app e aprovam ou rejeitam com justificativa diretamente pelo celular ou desktop.
Adiantamentos e Prestação de Contas
Controle completo de adiantamentos para viagens: valor liberado, gastos comprovados e saldo a devolver ou reembolsar. Cobranças automáticas de prestação de contas no prazo definido pela política.
Integração Contábil Automática
Despesas aprovadas geram lançamentos contábeis automáticos com centro de custo e conta analítica corretos. Sem redigitação no sistema contábil, sem divergências entre RH e Financeiro.
Funcionalidades
O que está incluído neste módulo.
Captura de Comprovantes com OCR
Fotografia de recibos pelo app mobile com extração automática de dados via OCR e IA. Suporte a cupom fiscal, nota fiscal de consumidor, recibo simples e comprovante de cartão.
Categorias de Despesa Personalizáveis
Configure categorias como alimentação, hospedagem, transporte, combustível, táxi/aplicativo, pedágio e treinamento com limites individuais e mensais por categoria e por colaborador.
Política de Viagens e Limites
Defina tetos de diária de hotel por cidade, valor máximo de refeição, distância máxima de voo doméstico e classe permitida. O sistema alerta automaticamente quando a despesa ultrapassa a política.
Reembolso de Quilometragem
Controle de despesas de uso de veículo próprio com cálculo automático por km rodado. O colaborador informa origem e destino, o sistema calcula a distância e o valor a reembolsar conforme a tabela configurada.
Adiantamentos para Viagens
Solicitação e controle de adiantamentos de viagem com rastreamento do saldo disponível. Prestação de contas vinculada ao adiantamento, com devolução ou complementação automática.
Fluxo de Aprovação Multinível
Aprovação em até 3 níveis: gestor imediato, diretor financeiro e controller. Regras automáticas escalam despesas acima de limites configuráveis para aprovação adicional.
Integração com Contabilidade e Folha
Reembolsos lançados automaticamente na contabilidade com conta de despesa, centro de custo e projeto. Integração com módulo de Payroll para reembolso na folha de pagamento, se preferido.
Relatórios Gerenciais de Despesas
Dashboards com gasto por colaborador, departamento, categoria, projeto e período. Análise de tendências e identificação de despesas fora da política para tomada de decisão.
Integrações nativas
Odoo Expenses se conecta nativamente com outros módulos do Odoo — sem integração externa.
Por que implementar com a KMEE
A KMEE implanta o Odoo Expenses com foco nas necessidades brasileiras: integração com folha de pagamento para reembolso via holerite, configuração de política de viagens alinhada à cultura corporativa local e integração com o módulo de contabilidade para lançamento correto de despesas dedutíveis e não dedutíveis para fins de IRPJ. Nossa equipe apoia a construção da política de despesas junto ao RH e ao Financeiro do cliente, garantindo que as regras de negócio sejam refletidas fielmente no sistema antes do go-live.
Para quem é
Cenários onde este módulo gera mais valor.
Equipe Comercial com Frequentes Viagens
Um time de vendas que viaja semanalmente acumula dezenas de comprovantes por mês em alimentação, transporte e hospedagem. Com o Odoo Expenses, cada vendedor registra as despesas pelo celular durante a viagem, o gestor aprova remotamente e o reembolso é processado no fechamento da folha — sem uma única planilha.
Prestação de Contas de Adiantamentos
Uma empresa concede adiantamentos para eventos e visitas a clientes. Com o Odoo, o colaborador solicita o adiantamento, usa os recursos, registra os comprovantes vinculados ao adiantamento e presta contas até a data limite. O sistema calcula automaticamente o saldo a devolver ou o complemento a reembolsar.
Controle de Despesas por Projeto
Escritórios de engenharia e consultorias precisam ratear despesas de viagem e alimentação por projeto para faturar ao cliente ou controlar a margem. O Odoo permite vincular cada despesa a um projeto específico, gerando relatórios de custo por projeto em tempo real.
Auditoria de Política de Despesas
O departamento de compliance precisa verificar aderência à política de despesas. O Odoo gera relatório automático de despesas fora da política (acima do limite, categoria não permitida, sem comprovante), com identificação do colaborador, gestor que aprovou e valor da exceção.
Perguntas Frequentes
O Odoo Expenses funciona em português e atende às necessidades de empresas brasileiras?
Sim. O módulo está completamente traduzido para o português brasileiro e pode ser configurado com categorias, limites e políticas de despesas alinhados à realidade das empresas brasileiras — incluindo diárias conforme tabela do SERPRO para empresas públicas, reembolso de combustível por km, limites de hospedagem por região e tratamento fiscal de despesas dedutíveis versus não dedutíveis para fins de IRPJ.
Como funciona o adiantamento para viagens no Odoo?
O colaborador solicita um adiantamento informando o valor estimado e o motivo da viagem. Após aprovação, o valor é liberado e registrado como adiantamento no sistema. Ao retornar, o colaborador registra as despesas efetivas vinculadas ao adiantamento e faz a prestação de contas. O sistema calcula automaticamente o saldo a devolver (se gastou menos) ou o valor a reembolsar (se gastou mais). O controle de inadimplência de prestação de contas pode ser automatizado com alertas e bloqueios para novos adiantamentos.
As despesas aprovadas são lançadas automaticamente na contabilidade?
Sim. Após a aprovação pelo gestor e pelo financeiro, as despesas geram lançamentos contábeis automáticos com a conta de despesa correta, o centro de custo do colaborador e o projeto associado, se houver. O reembolso ao colaborador também é registrado contabilmente como pagamento a pagar. Toda a cadeia — solicitação, aprovação, lançamento contábil e pagamento — é rastreável no Odoo sem qualquer redigitação.
É possível integrar as despesas com a folha de pagamento para reembolso via holerite?
Sim. O Odoo permite configurar o reembolso de despesas como verba no holerite do colaborador, integrado ao módulo de Payroll. Isso simplifica o processo para empresas que preferem reembolsar no fechamento da folha, evitando transferências avulsas. O valor aparece destacado no holerite como 'Reembolso de Despesas' e não sofre incidência de encargos trabalhistas, desde que devidamente comprovado.
Como o sistema trata despesas com cartão corporativo?
O Odoo Expenses suporta o registro de despesas realizadas com cartão corporativo (crédito ou refeição). O colaborador registra a despesa e o comprovante, indicando que foi pago com cartão corporativo — diferente do reembolso pessoal. O sistema reconcilia automaticamente as despesas registradas com os lançamentos do cartão corporativo importados via extrato OFX ou CNAB, identificando gastos sem comprovante registrado e alertando o gestor financeiro.
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